Dịch vụ tư vấn, soạn thảo và đăng ký nội quy lao động tại Jurion & Partners

Soạn thảo và đăng ký nội quy lao động cần bắt đầu từ cách doanh nghiệp thực sự vận hành, thay vì sao chép một mẫu rồi thay tên công ty. Văn bản phải giúp người lao động hiểu yêu cầu công việc và giúp người quản lý thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự. Dịch vụ phù hợp vì vậy cần bao gồm đánh giá hiện trạng, xây dựng nội dung, chuẩn bị thủ tục và hướng dẫn áp dụng sau khi hoàn tất hồ sơ.

Khi nào cần soạn thảo và đăng ký nội quy lao động?

Theo Điều 118 và Điều 119 Bộ luật Lao động, ngưỡng sử dụng từ mười người lao động trở lên gắn với yêu cầu nội quy bằng văn bản và nghĩa vụ đăng ký. Doanh nghiệp cần rà soát quy mô sử dụng lao động thực tế, không chỉ số người có mặt tại trụ sở vào một thời điểm.

Với đơn vị dưới ngưỡng này, nếu ban hành nội quy bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy theo Điều 121. Không nên suy ra rằng được quản lý kỷ luật hoàn toàn tùy ý. Cần kiểm tra cách ghi nhận nội dung liên quan theo quy định áp dụng và hợp đồng. Quy mô nhỏ cũng không cho phép sử dụng biện pháp bị pháp luật cấm hoặc bỏ qua quyền giải trình của người lao động.

Nhu cầu rà soát còn phát sinh khi mở thêm cơ sở, thay đổi ca làm, bổ sung công nghệ, thay đổi phân quyền hoặc sửa chính sách bảo vệ dữ liệu. Nếu nội quy cũ không còn phản ánh hoạt động, chỉ nộp lại nguyên mẫu có thể để nguyên vấn đề mà doanh nghiệp muốn xử lý.

Khảo sát hiện trạng trước khi xây dựng dự thảo

Để soạn thảo và đăng ký nội quy lao động sát thực tế, thông tin cần thu thập gồm ngành nghề, các địa điểm, tổ chức nhân sự, lịch làm, quy trình ra vào, tài sản được giao và nhóm thông tin cần bảo vệ. Người phụ trách phải chỉ ra những tình huống thường gặp, như sử dụng thiết bị cá nhân, đổi ca, làm ở cơ sở khách hàng hoặc truy cập dữ liệu từ xa.

Luật sư cần đọc cùng hợp đồng lao động, thỏa ước nếu có, quy chế lương thưởng, quy trình an toàn và các văn bản về trách nhiệm vật chất. Một yêu cầu đã ghi ở quy chế riêng có thể cần được đối chiếu với nội quy, thay vì chỉ dẫn chiếu chung rằng người lao động phải tuân thủ mọi tài liệu hiện tại và tương lai.

Nội dung cần rõ để người lao động có thể thực hiện

Điều 118 yêu cầu các nhóm nội dung chủ yếu về thời gian làm việc, trật tự, an toàn, phòng chống quấy rối tình dục, bảo vệ tài sản và bí mật, tạm chuyển công việc, kỷ luật, trách nhiệm vật chất và thẩm quyền. Dự thảo cần chuyển các nhóm này thành quy định có thể hiểu và áp dụng tại chính doanh nghiệp.

Chẳng hạn, nếu làm theo ca, cần mô tả cách xác định ca và quy trình đổi ca; nếu giao thiết bị, cần làm rõ việc nhận, sử dụng, bảo quản và bàn giao. Một câu yêu cầu “tuân thủ tuyệt đối mọi quy định” không giúp xác định hành vi cụ thể khi xảy ra bất đồng.

Phòng chống quấy rối cần có cách tiếp nhận và xử lý

Nội dung này không nên chỉ là một khẩu hiệu. Doanh nghiệp cần xác định hành vi bị cấm, kênh phản ánh, người tiếp nhận, cách xử lý và biện pháp bảo vệ thông tin phù hợp. Người được giao nhiệm vụ cũng cần biết cách ghi nhận sự việc và tránh tiết lộ thông tin vượt phạm vi cần thiết.

Quy trình phải được rà soát theo quy định pháp luật và đặc điểm nơi làm việc. Không nên hứa rằng mọi phản ánh sẽ được giải quyết bằng một cuộc họp hoặc mặc định người phản ánh phải tự đối chất trong mọi trường hợp. Cách xử lý cần bảo đảm quyền của các bên và tính khách quan.

Kỷ luật phải tách khỏi đánh giá hiệu suất

Không hoàn thành chỉ tiêu, vi phạm kỷ luật và gây thiệt hại tài sản có thể đặt ra những căn cứ khác nhau. Dự thảo không nên dùng một bảng phạt tiền cho mọi tình huống. Những biện pháp bị cấm, như phạt tiền hoặc cắt lương thay kỷ luật, không trở nên hợp pháp chỉ vì người lao động đã ký xác nhận đọc nội quy.

Tham khảo ý kiến trước khi ban hành

Nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở phải thực hiện việc tham khảo ý kiến theo quy định trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung. Cần chuẩn bị dự thảo đủ rõ để góp ý, lưu nội dung phản hồi và cách tiếp thu. Việc tham khảo không nên được thực hiện bằng cách yêu cầu ký lùi ngày sau khi hồ sơ đã nộp.

Sau khi chốt nội dung, cần xác định người có thẩm quyền ký, phiên bản ban hành và các tài liệu đi kèm. Nếu dự thảo thay đổi đáng kể sau vòng góp ý, nên đánh giá lại bước cần thực hiện đối với nội dung mới thay vì mặc nhiên sử dụng văn bản góp ý cho mọi phiên bản.

Hồ sơ và nơi tiếp nhận cần kiểm tra theo địa bàn

Khi soạn thảo và đăng ký nội quy lao động, bộ hồ sơ thường gồm văn bản đề nghị, nội quy, văn bản góp ý của tổ chức đại diện ở nơi có tổ chức này và các văn bản liên quan đến kỷ luật, trách nhiệm vật chất nếu có. Đối chiếu thành phần theo thủ tục công bố đang áp dụng, đồng thời bảo đảm các tệp thuộc cùng phiên bản.

Theo thủ tục công bố tại Quyết định 628/QĐ-BNV, cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp tỉnh hoặc cấp xã khi được ủy quyền là những chủ thể tiếp nhận cần xem xét. Không nên tiếp tục chỉ dẫn chung đến tên cơ quan lao động cũ. Phải kiểm tra phân công, ủy quyền và hướng dẫn hiện hành tại địa phương, kể cả trường hợp thuộc khu công nghiệp hoặc khu kinh tế.

Khi nộp trực tuyến, cần lựa chọn đúng thủ tục và cơ quan trên hệ thống, kiểm tra khả năng đọc của tệp, chữ ký và thông tin nhận phản hồi. Tải hồ sơ thành công không đồng nghĩa hồ sơ đã đầy đủ hoặc nội dung đã phù hợp pháp luật. Doanh nghiệp nên lưu mã hồ sơ và chứng từ tiếp nhận để theo dõi.

Phân biệt ba mốc thời gian quan trọng

Thời hạn nộp hồ sơ là mười ngày kể từ ngày ban hành. Mốc bảy ngày làm việc liên quan đến việc cơ quan tiếp nhận phát hiện nội dung trái luật và thông báo hướng dẫn sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại. Đây không phải lời bảo đảm rằng mọi nội quy đều được “phê duyệt” sau bảy ngày.

Điều 121 xác định hiệu lực sau mười lăm ngày kể từ khi cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ đăng ký. Vì vậy, cần phân biệt ngày gửi, ngày tiếp nhận và thời điểm nhận đủ hồ sơ. Khi có yêu cầu sửa đổi, phải đánh giá lại phiên bản và việc đăng ký theo hướng dẫn, không chỉ giữ nguyên ngày dự kiến áp dụng của bản cũ.

Ba mốc sử dụng cách diễn đạt khác nhau về ngày và ngày làm việc. Người theo dõi hồ sơ nên lập lịch dựa đúng từng quy định, không tự đổi tất cả sang cùng một cách đếm. Nếu doanh nghiệp cần dùng nội quy cho một sự việc cụ thể, tình trạng hiệu lực phải được xác minh trước khi thực hiện.

Đưa nội quy vào vận hành sau thủ tục

Nội quy cần được thông báo đến người lao động và niêm yết nội dung chính ở nơi cần thiết theo quy định. Một tệp chỉ lưu trong máy của bộ phận nhân sự không đủ để bảo đảm mọi người hiểu quy trình. Doanh nghiệp nên tổ chức hướng dẫn theo nhóm, ghi nhận việc phổ biến và cung cấp cách tra cứu bản hiện hành.

Với nhiều địa điểm, cần kiểm tra nghĩa vụ gửi nội quy đã đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền ở địa bàn liên quan và tổ chức áp dụng thống nhất. Người quản lý tại cơ sở cần biết giới hạn phân quyền; việc được phân công giám sát không tự đồng nghĩa có quyền quyết định mọi hình thức kỷ luật.

Đăng ký nội quy cũng không thay thế trình tự xử lý từng vụ việc. Khi có vi phạm, vẫn phải xem xét chứng cứ, thẩm quyền, thời hiệu và quyền tham gia của các chủ thể liên quan. Không nên sử dụng một quyết định mẫu chỉ vì nội quy đã có hiệu lực.

Phạm vi dịch vụ nên được thống nhất bằng đầu việc

Một phương án soạn thảo và đăng ký nội quy lao động có thể gồm khảo sát, bảng nhận diện điểm thiếu, dự thảo, trao đổi góp ý, hoàn thiện hồ sơ và theo dõi phản hồi. Doanh nghiệp cần biết số vòng chỉnh sửa, trách nhiệm cung cấp dữ liệu và phần việc xử lý khi cơ quan yêu cầu bổ sung.

Các công việc như xây dựng toàn bộ quy chế lương, xử lý một vụ kỷ luật đang phát sinh hoặc đại diện tranh chấp cần được xác định có thuộc phạm vi hay không. Việc làm rõ ngay từ đầu giúp kế hoạch và chi phí có cơ sở, tránh hiểu rằng một lần soạn nội quy bao gồm mọi tư vấn nhân sự về sau.

Kết quả bàn giao nên có bản cuối, danh mục văn bản liên quan, thông tin theo dõi hồ sơ và lưu ý triển khai. Đơn vị cung cấp dịch vụ có thể hỗ trợ chuyên môn và thủ tục trong phạm vi thống nhất, nhưng không nên cam kết chắc chắn một kết quả phụ thuộc hồ sơ và đánh giá của cơ quan có thẩm quyền.

Những lỗi cần rà soát trước khi nộp

Kiểm tra tên doanh nghiệp, thẩm quyền ký, phiên bản, lịch làm, dẫn chiếu và các nội dung giao cho quy chế khác. Tìm các điều khoản phạt tiền, cắt lương, sa thải ngoài căn cứ luật định hoặc quyền điều chuyển không giới hạn. Kiểm tra cả nội dung thiếu, đặc biệt quy trình phòng chống quấy rối và người có thẩm quyền xử lý.

Nếu đã có bản cũ, cần quản lý việc thay thế để người lao động không đồng thời nhận hai quy trình mâu thuẫn. Lưu lại lịch sử văn bản và thông báo áp dụng. Việc sửa nội quy hướng tới sử dụng về sau, không phải cách hợp thức hóa ngược một quyết định xử lý đã ban hành sai.

>>>> Xem thêm: Lương tối thiểu vùng tăng 6% được áp dụng từ ngày 01/07/2024

>>>> Xem thêm: Quy định về thời gian thử việc và lương thử việc

Chuẩn bị thông tin để bắt đầu đúng trọng tâm

Doanh nghiệp nên cung cấp số lao động, địa điểm, mô hình ca làm, nội quy đang sử dụng và những khó khăn cần giải quyết. Phần tư vấn pháp luật lao động cho doanh nghiệp giúp liên kết việc xây dựng nội quy với hợp đồng và chính sách quản lý đang có.

Công ty Luật Jurion & Partners có thể đánh giá hồ sơ hiện trạng và đề xuất phạm vi hỗ trợ phù hợp. Khi thực hiện soạn thảo và đăng ký nội quy lao động, hãy hướng tới văn bản đúng quy định, phản ánh hoạt động và có kế hoạch phổ biến rõ ràng để người lao động cùng người quản lý thực hiện nhất quán.