Luật sư tư vấn về thỏa thuận phạt cọc và phạt hợp đồng

Trong thực tế giao dịch, nhiều người gọi chung việc mất tiền đặt cọc, phải trả lại tiền cọc kèm một khoản tương đương giá trị cọc và khoản phạt do vi phạm hợp đồng là “phạt hợp đồng”. Cách hiểu này dễ dẫn đến yêu cầu sai căn cứ hoặc tính sai số tiền phải trả.

Đặt cọc là một biện pháp bảo đảm và có cơ chế xử lý riêng khi một bên từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Trong khi đó, phạt vi phạm hợp đồng về nguyên tắc phải dựa trên thỏa thuận của các bên và còn phụ thuộc loại quan hệ pháp luật. Bồi thường thiệt hại lại là một vấn đề khác, gắn với thiệt hại và căn cứ trách nhiệm cụ thể.

Vì vậy, khi xem xét thỏa thuận phạt cọc, phạt hợp đồng hoặc yêu cầu bồi thường, cần đọc toàn bộ hợp đồng và diễn biến thực tế thay vì chỉ nhìn vào một điều khoản có chữ “phạt”.

Thỏa thuận phạt cọc được hiểu như thế nào

Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền, kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Trong các giao dịch thông thường, tài sản đặt cọc chủ yếu là tiền.

Theo cơ chế của Bộ luật Dân sự, nếu hợp đồng được giao kết và thực hiện đúng thỏa thuận thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ vào nghĩa vụ thanh toán.

Theo cơ chế mặc định tại Điều 328 Bộ luật Dân sự, nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc. Ngược lại, nếu bên nhận đặt cọc từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì bên nhận cọc phải trả lại tài sản đặt cọc và trả thêm cho bên đặt cọc một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Ví dụ, bên mua giao 200 triệu đồng để đặt cọc mua nhà và hai bên xác định rõ khoản tiền này nhằm bảo đảm việc ký hợp đồng chuyển nhượng vào một thời điểm cụ thể. Nếu chính bên mua từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng và thuộc trường hợp phải chịu hậu quả về cọc, khoản tiền đặt cọc có thể thuộc về bên bán. Nếu bên bán là bên từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, theo cơ chế mặc định, bên bán phải hoàn trả 200 triệu đồng tiền cọc và trả thêm một khoản 200 triệu đồng tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ khi hai bên đã có thỏa thuận khác về cách xử lý.

Cách diễn đạt thông thường như “phạt cọc gấp đôi” dễ gây nhầm lẫn. Về mặt pháp lý, cần tách rõ hai khoản: hoàn trả lại chính tài sản đặt cọc và khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc mà bên nhận cọc phải trả thêm theo cơ chế mặc định. Đây cũng không phải là cách xử lý bắt buộc trong mọi trường hợp, bởi pháp luật cho phép các bên có thỏa thuận khác.

Khi tranh chấp phát sinh, cần kiểm tra hiệu lực của thỏa thuận đặt cọc, nghĩa vụ cụ thể mà khoản đặt cọc dùng để bảo đảm, bên nào có hành vi từ chối giao kết hoặc thực hiện hợp đồng và các bên đã thỏa thuận thế nào về xử lý tài sản đặt cọc. Không nên chỉ dựa vào việc giao tiền để mặc nhiên kết luận một bên phải mất cọc hoặc trả thêm khoản tiền tương đương.

Cũng cần phân biệt cơ chế này với phạt vi phạm hợp đồng. Hậu quả mất cọc hoặc hoàn trả cọc kèm khoản tiền tương đương phát sinh từ chế định đặt cọc. Phạt vi phạm là một chế tài dựa trên thỏa thuận về việc bên vi phạm nghĩa vụ phải trả một khoản tiền cho bên bị vi phạm. Hai cơ chế có căn cứ và điều kiện áp dụng khác nhau.

Một vấn đề thực tế khác là tên gọi của khoản tiền. Việc biên nhận ghi “tiền giữ chỗ”, “tiền thiện chí”, “tiền ứng trước” hoặc “tiền thanh toán đợt 1” không tự động làm khoản tiền trở thành tiền đặt cọc. Khi tranh chấp xảy ra, cần xem mục đích giao tiền, nội dung văn bản, nghĩa vụ được bảo đảm và toàn bộ chứng cứ trao đổi giữa các bên.

Phạt cọc và phạt vi phạm hợp đồng khác nhau như thế nào

Điểm khác biệt đầu tiên nằm ở căn cứ phát sinh. Đặt cọc là biện pháp bảo đảm cho việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Hậu quả đối với tiền cọc được xác định theo thỏa thuận đặt cọc và quy định của pháp luật về đặt cọc.

Trong khi đó, phạt vi phạm hợp đồng là việc các bên thỏa thuận rằng bên vi phạm nghĩa vụ phải trả một khoản tiền cho bên bị vi phạm. Vì vậy, không phải cứ có hành vi vi phạm hợp đồng là bên còn lại mặc nhiên được yêu cầu phạt.

Đối với phạt vi phạm, điều khoản hợp đồng cần cho thấy các bên thực sự có thỏa thuận về chế tài này. Nội dung càng rõ về nghĩa vụ bị phạt, hành vi vi phạm và cách tính tiền thì khả năng xảy ra tranh luận về sau càng thấp.

Về cách xác định số tiền, hậu quả của đặt cọc thường gắn trực tiếp với giá trị tài sản đặt cọc và thỏa thuận cụ thể của các bên. Phạt vi phạm hợp đồng lại được xác định theo mức phạt hoặc phương pháp tính mà các bên đã thỏa thuận, nhưng còn phải xét quy định pháp luật áp dụng cho loại hợp đồng đó.

Đây là điểm đặc biệt cần lưu ý giữa hợp đồng dân sự và hợp đồng thương mại.

Trong quan hệ dân sự thuộc phạm vi Bộ luật Dân sự, pháp luật cho phép các bên thỏa thuận mức phạt vi phạm, trừ trường hợp luật liên quan có quy định khác. Vì vậy, không thể lấy giới hạn của Luật Thương mại rồi áp dụng mặc định cho tất cả hợp đồng dân sự.

Đối với quan hệ thương mại thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Thương mại, mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng về nguyên tắc không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Điểm cần chú ý là giới hạn được tính trên giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm, không mặc nhiên tính trên toàn bộ giá trị hợp đồng.

Chẳng hạn, hợp đồng thương mại có tổng giá trị 5 tỷ đồng nhưng phần nghĩa vụ bị vi phạm được xác định có giá trị 1 tỷ đồng. Không thể chỉ nhìn tổng giá trị 5 tỷ đồng rồi tính mức phạt tối đa trên toàn bộ số tiền đó mà không phân tích phần nghĩa vụ thực sự bị vi phạm.

Phạt vi phạm cũng không đồng nhất với bồi thường thiệt hại. Phạt vi phạm dựa trên thỏa thuận và hành vi vi phạm thuộc phạm vi điều khoản phạt. Bồi thường thiệt hại lại phải xét các căn cứ phát sinh trách nhiệm tương ứng.

Trong quan hệ thương mại, khi yêu cầu bồi thường thiệt hại, bên yêu cầu về nguyên tắc phải chứng minh có hành vi vi phạm hợp đồng, có thiệt hại thực tế và có mối quan hệ nhân quả trực tiếp giữa hành vi vi phạm với thiệt hại đó, đồng thời cần xem xét các trường hợp miễn trách nhiệm nếu có. Vì vậy, việc hợp đồng có điều khoản phạt không tự động chứng minh rằng mọi khoản thiệt hại mà một bên đưa ra đều được bồi thường.

Mối quan hệ giữa hai chế tài cũng có thể khác tùy luật áp dụng. Theo cơ chế của Bộ luật Dân sự, các bên có thể thỏa thuận chỉ phạt vi phạm hoặc vừa phạt vừa bồi thường; nếu chỉ thỏa thuận về phạt mà không có thỏa thuận về việc vừa phạt vừa bồi thường thì cần kiểm tra hậu quả pháp lý của chính nội dung đã ký. Trong quan hệ thương mại, nếu có thỏa thuận phạt vi phạm, bên bị vi phạm có thể đồng thời yêu cầu bồi thường thiệt hại khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương ứng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Do đó, muốn xác định mức phạt hợp đồng, trước tiên phải trả lời được hợp đồng thuộc quan hệ pháp luật nào, điều khoản nào bị vi phạm và luật nào điều chỉnh quan hệ đó.

Điều khoản phạt cọc và phạt hợp đồng nên thỏa thuận ra sao

Một điều khoản có chữ “phạt” nhưng không xác định rõ hành vi nào bị phạt thường tạo ra nhiều tranh luận hơn là giải quyết được rủi ro.

Khi rà soát hợp đồng đặt cọc hoặc điều khoản phạt vi phạm, luật sư thường cần làm rõ ít nhất các nội dung sau:

• Nghĩa vụ cụ thể nào được bảo đảm hoặc nếu vi phạm sẽ chịu phạt.

• Hành vi nào được xem là vi phạm, chẳng hạn chậm thanh toán, không giao tài sản, từ chối ký hợp đồng chính thức hoặc tự ý chấm dứt hợp đồng.

• Thời điểm và thời hạn phải thực hiện nghĩa vụ.

• Mức phạt hoặc công thức tính tiền phạt.

• Giá trị nghĩa vụ nào được dùng làm căn cứ tính phạt nếu pháp luật giới hạn mức phạt.

• Phạt vi phạm có được áp dụng cùng với bồi thường thiệt hại hay không.

• Khoản tiền đã giao là tiền đặt cọc, tiền trả trước hay một loại khoản thanh toán khác.

• Tiền đặt cọc được hoàn lại, khấu trừ hoặc xử lý thế nào trong từng tình huống.

• Hậu quả khi việc thực hiện nghĩa vụ bị ảnh hưởng bởi sự kiện bất khả kháng hoặc sự kiện ngoài khả năng kiểm soát của một bên.

• Cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp là Tòa án hay Trọng tài nếu pháp luật và điều kiện giao dịch cho phép lựa chọn.

• Loại tài liệu nào được các bên thừa nhận làm chứng cứ về việc giao tiền, thông báo vi phạm, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi “bên nào vi phạm hợp đồng phải chịu phạt”, điều khoản có thể xác định theo hướng: nếu bên có nghĩa vụ thanh toán không thanh toán khoản tiền cụ thể trong thời hạn đã thỏa thuận và không khắc phục sau thời hạn thông báo thì phải chịu khoản phạt được xác định theo phương pháp đã thống nhất, trong phạm vi pháp luật áp dụng cho phép.

Đây chỉ là cách diễn đạt minh họa. Không nên sao chép một điều khoản phạt để sử dụng cho mọi hợp đồng, bởi hợp đồng mua bán dân sự, hợp đồng thương mại, hợp đồng xây dựng, giao dịch bất động sản hoặc thỏa thuận đặt cọc có thể chịu các quy định khác nhau.

Với đặt cọc, nội dung đặc biệt quan trọng là phải chỉ rõ khoản tiền được giao để bảo đảm cho việc gì. Nếu đặt cọc nhằm bảo đảm ký hợp đồng chính thức, nên xác định thời điểm ký, điều kiện phải đáp ứng trước khi ký và trường hợp nào một bên được quyền không tiếp tục giao dịch mà không phải chịu hậu quả về cọc.

Một điều khoản rõ từ đầu thường có giá trị hơn việc cố bổ sung căn cứ sau khi tranh chấp đã xảy ra.

Những rủi ro thường gặp khi yêu cầu phạt cọc hoặc phạt hợp đồng

Rủi ro phổ biến nhất là hợp đồng sử dụng thuật ngữ không rõ. Các bên có thể ghi khoản tiền là “cọc”, nhưng nội dung còn lại lại thể hiện đây là khoản trả trước không nhằm bảo đảm giao kết hoặc thực hiện nghĩa vụ. Khi đó, việc yêu cầu mất cọc hoặc trả lại cọc kèm khoản tiền tương đương có thể bị tranh luận ngay từ căn cứ ban đầu.

Một rủi ro khác là không xác định được bên nào vi phạm trước. Ví dụ, bên bán cho rằng bên mua không thanh toán đúng hạn, trong khi bên mua cho rằng bên bán chưa cung cấp đủ giấy tờ nên nghĩa vụ thanh toán chưa đến hạn. Nếu chỉ đọc riêng điều khoản phạt mà không dựng lại trình tự thực hiện hợp đồng, rất dễ xác định sai bên vi phạm.

Các vấn đề thường gặp còn bao gồm:

• Nghĩa vụ được cho là bị vi phạm không được mô tả đủ rõ trong hợp đồng.

• Thời hạn thực hiện nghĩa vụ đã được hai bên gia hạn qua email hoặc tin nhắn nhưng không được xem xét khi yêu cầu phạt.

• Khoản tiền đặt trước bị nhầm thành tiền đặt cọc.

• Mức phạt của hợp đồng thương mại được tính trên toàn bộ giá trị hợp đồng thay vì phần nghĩa vụ bị vi phạm.

• Ngược lại, giới hạn mức phạt của quan hệ thương mại lại bị áp dụng máy móc cho một hợp đồng dân sự không thuộc trường hợp đó.

• Một bên đồng thời yêu cầu mất cọc, phạt vi phạm, bồi thường và nhiều khoản tiền khác nhưng không chỉ ra căn cứ độc lập cho từng khoản.

• Không có đủ chứng từ chuyển tiền, biên nhận, email, tin nhắn, biên bản làm việc hoặc thông báo chứng minh quá trình vi phạm.

• Thông báo chấm dứt hợp đồng hoặc yêu cầu thanh toán được gửi khi chưa đủ điều kiện theo hợp đồng hoặc pháp luật.

Chứng cứ trong các tranh chấp này thường rất quan trọng. Một dòng tin nhắn xác nhận gia hạn thời hạn thanh toán, một email từ chối tiếp tục giao dịch hoặc chứng từ thể hiện nội dung chuyển khoản có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách xác định bản chất sự việc.

Cũng cần lưu ý rằng việc hợp đồng có ghi chữ “phạt” không đồng nghĩa toàn bộ yêu cầu phạt chắc chắn được Tòa án hoặc Trọng tài chấp nhận. Cơ quan giải quyết tranh chấp còn xem xét hiệu lực của hợp đồng, nội dung thỏa thuận, luật áp dụng, hành vi thực tế của các bên, chứng cứ và phạm vi yêu cầu.

Vì vậy, trước khi gửi một văn bản yêu cầu đối phương thanh toán số tiền lớn, nên kiểm tra cả căn cứ pháp lý lẫn chuỗi chứng cứ thay vì chỉ tính số tiền theo điều khoản hợp đồng.

Khi nào nên nhờ luật sư tư vấn về phạt cọc và phạt hợp đồng

Không phải mọi giao dịch có đặt cọc đều cần luật sư tham gia. Tuy nhiên, với hợp đồng có giá trị lớn hoặc cơ chế xử lý vi phạm phức tạp, việc kiểm tra trước nội dung thỏa thuận có thể giúp nhận diện các điểm chưa rõ ngay từ đầu.

Việc tham vấn luật sư tư vấn hợp đồng nên được cân nhắc trong các trường hợp:

• Trước khi ký hợp đồng có giá trị lớn hoặc có nhiều nghĩa vụ thực hiện theo từng giai đoạn.

• Trước khi giao hoặc nhận khoản tiền đặt cọc có giá trị đáng kể.

• Khi một bên bắt đầu có dấu hiệu trì hoãn hoặc không muốn tiếp tục giao dịch.

• Trước khi gửi thông báo yêu cầu mất cọc, hoàn trả cọc hoặc trả thêm khoản tiền tương đương giá trị cọc.

• Khi chuẩn bị yêu cầu phạt vi phạm đồng thời với bồi thường thiệt hại.

• Khi hai bên đang bất đồng về mức tiền phạt hoặc giá trị nghĩa vụ bị vi phạm.

• Khi chưa rõ hợp đồng là quan hệ dân sự hay thương mại và quy định nào về mức phạt được áp dụng.

• Trước khi khởi kiện tại Tòa án hoặc đưa tranh chấp ra Trọng tài.

Khi tiếp nhận hồ sơ, luật sư có thể kiểm tra bản chất của khoản tiền đã giao, hiệu lực của điều khoản, phạm vi nghĩa vụ bị vi phạm và căn cứ cho từng yêu cầu tài chính. Việc này giúp hạn chế tình trạng cộng nhiều khoản yêu cầu với nhau nhưng không giải thích được mỗi khoản dựa trên cơ sở nào.

Luật sư cũng có thể tính toán sơ bộ số tiền có thể yêu cầu theo hợp đồng và pháp luật áp dụng, rà soát chứng cứ, đánh giá các thông báo đã gửi, soạn văn bản yêu cầu hoặc đề xuất phương án thương lượng trước khi lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp phù hợp.

Đặc biệt, khi sự việc đã phát sinh, không nên tự ý chấm dứt hợp đồng hoặc gửi thông báo khẳng định bên kia mất cọc, phải trả khoản tương đương tiền cọc hoặc phải chịu mức phạt cụ thể nếu chưa kiểm tra căn cứ. Nội dung của chính thông báo đó có thể trở thành tài liệu được xem xét khi tranh chấp được giải quyết sau này.

Nếu đang có hợp đồng, thỏa thuận đặt cọc hoặc yêu cầu thanh toán tiền phạt cụ thể, anh/chị nên chuẩn bị hợp đồng, chứng từ giao nhận tiền, email, tin nhắn, thông báo và các tài liệu liên quan để luật sư kiểm tra trước khi xác định căn cứ yêu cầu.

Có thể liên hệ tư vấn pháp luật để Công ty Luật Apolo Lawyers xem xét hồ sơ, làm rõ bản chất khoản tiền, hiệu lực điều khoản, căn cứ yêu cầu và hướng xử lý phù hợp với tình huống cụ thể.